Anleitung für Handwerker

Erste Schritte

1. Starte in der Baubiber-Web-App oder lade die mobile App aus dem App Store oder von Google Play herunter.
2. Registriere dich mit deinem Google- oder Apple-Konto — oder per E-Mail-OTP.
3. Wähle deine Rolle — Auftragnehmer (Baubetrieb / Einzelunternehmen).

Nur verifizierte Betriebe

Jeder Handwerker auf Baubiber ist ein eingetragener Betrieb: eine Firma (GmbH, AG, Kft. …) oder ein eingetragenes Einzelunternehmen (e.K., e.U., egyéni vállalkozó). Deinen Betrieb richtest du in vier kurzen Schritten ein:

1. Dein Betrieb — Firma oder Einzelunternehmen, der eingetragene Firmenname, das Land (Deutschland, Österreich, Ungarn oder Schweiz) und, falls zur Hand, die Registernummer. Wir gleichen diese Angaben mit dem amtlichen Register ab.
2. Wo du arbeitest — die Städte, die du bedienst, und dein Umkreis.
3. Was du machst — deine Gewerke.
4. Dein Profil — Logo, Kurzbeschreibung und Website. Optional; du kannst es überspringen und später ergänzen.

Du trittst dem Betrieb bei, für den du arbeitest? Öffne den Einladungslink deines Firmen-Admins, statt den Betrieb noch einmal anzulegen.

Solange dein Betrieb noch nicht verifiziert ist, kannst du schon Anfragen ansehen, Team und Profil einrichten und eigene selbstverwaltete Aufträge führen. Angebote senden und im öffentlichen Verzeichnis erscheinen kannst du, sobald die Prüfung bestanden ist.

Dein Profil einrichten

Ein vollständiges Profil erhöht deine Sichtbarkeit, schafft Vertrauen — und fließt direkt in deinen Ranking-Score im Matching ein.

• Firmendaten — Name, Stadt, Website und eine Beschreibung deiner Leistungen.
• Gewerke — wähle deine Spezialisierungen (Sanitär, Elektro, Schreinerei, Malerei, Fliesen usw.).
• Einsatzgebiet — die Städte und Regionen, in denen du arbeitest; Matching und „Neues Projekt in der Nähe“-Hinweise nutzen es.
• Qualifikationen & Zertifikate — mit Dokumentnachweisen.
• Referenzen — Vorher/Nachher-Fotos vergangener Projekte mit Kosten- und Zeitrahmen.

Unternehmensprüfung (KYB)

Dein Betrieb wird einmal geprüft, gemeinsam mit unserem Prüfpartner Didit. Das ist der letzte Schritt der Einrichtung; du kannst ihn auch später über den Prüfhinweis in der App (Tab Anfragen oder Einstellungen) oder im Pro-Dashboard starten.

• Was geprüft wird — dein Betrieb wird im amtlichen Register nachgeschlagen (Firmenname, Registernummer, Rechtsform, Anschrift), samt seinen maßgeblichen Personen, und eine vertretungsberechtigte Person bestätigt ihre Identität mit Ausweis und Selfie.
• Was du brauchst — Personalausweis oder Reisepass einer vertretungsberechtigten Person und, falls zur Hand, deine Registernummer.
• Wie lange es dauert — etwa 5 Minuten im sicheren Ablauf von Didit. Ist eine manuelle Prüfung nötig, ist sie meist innerhalb eines Werktags erledigt; du wirst in jedem Fall per Push und E-Mail benachrichtigt.
• Was sie freischaltet — Angebote senden und Arbeitspläne anfordern, dein öffentliches Profil und deine Bewertungen im Baubiber-Verzeichnis sowie das Abzeichen Verifizierter Betrieb, das Kunden sehen.

Starten kann die Prüfung nur der Haupt-Admin deines Betriebs; Teammitglieder sehen ihren Status. Braucht es weitere Angaben oder wird die Prüfung abgelehnt, öffnet die Benachrichtigung den Prüfbildschirm, auf dem du deine Firmendaten prüfen und es erneut versuchen kannst.

Der Kunden-Chat ist davon getrennt: Wenn er danach fragt, bestätigt jede Person, die schreibt, einmal ihre eigene Identität (Ausweis und Selfie, ebenfalls mit Didit).

Projekte finden

Mobile App

Öffne den Tab Matching, um Projekte zu durchsuchen, die Handwerker suchen. Jede Projektkarte zeigt:

• Projekttyp (Kleinreparatur, Kleines Update oder Komplettrenovierung)
• Ort und Umfangszusammenfassung
• KI-Match-Score, der erklärt, warum das Projekt zu deinen Fähigkeiten passt
• Ob du bereits ein Angebot abgegeben hast

Kommt ein neues Projekt in deinem Einsatzgebiet ins Matching, bekommst du einen „Neues Projekt in der Nähe“-Push und eine E-Mail.

Web-Dashboard

Die Matching-Seite im Pro-Dashboard bietet denselben Projekt-Feed mit feinerem Filtern und Detailansichten. Du prüfst Fotos, KI-Analyse, 3D-Aufnahmen und den vollständigen Handwerkerbericht, bevor du bietest.

Ortstermine mit KI-Berichten

Für Aufträge, die einen Blick vor Ort brauchen — nimm den Termin auf, statt ihn aufzuschreiben:

1. Buche oder starte einen Ortstermin aus dem Projekt und nimm das Gespräch vor Ort auf.
2. Die KI transkribiert die Aufnahme und extrahiert Arbeitspositionen, Maße und Aufgaben in einen strukturierten Bericht.
3. Teile den Bericht per Magic-Link mit dem Kunden — er kommentiert und bestätigt ohne Konto.
4. Verwandle den Bericht mit einem Tipp in einen positionsweisen Angebotsentwurf.

Angebote abgeben & bearbeiten

Hast du ein Projekt gefunden, das du übernehmen willst:

1. Öffne die Projektdetails und tippe auf Angebot abgeben.
2. Baue es positionsweise auf — Arbeitspositionen mit Einzelpreisen — oder als Gesamtsumme mit einem von drei Preismodellen:
   • Preisspanne — Minimum und Maximum
   • Gedeckelt — ein Preisdeckel, der nicht überschritten wird
   • Festpreis — exaktes Komplettangebot
3. Erkläre in den Notizen Vorgehen, Zeitplan und Bedingungen.
4. Setze ein Ablaufdatum für das Angebot.

Du kannst Beträge und Beschreibung bearbeiten, solange dein Angebot offen oder auf der Shortlist ist — angenommene Angebote bleiben gesperrt. Zurückziehen und später erneut bieten geht auch. Während der Kunde entscheidet, siehst du dein Angebots-Ranking im Wettbewerb und kannst schon während der Auswahl mit dem Kunden chatten.

Alles im Blick behältst du unter Meine Angebote im Dashboard oder pro Projekt in der App.

Die Baustelle führen: das Bautagebuch

Sobald dein Angebot angenommen ist, öffnet sich der Bau-Arbeitsbereich — und das Bautagebuch wird dein täglicher Begleiter:

• Ein Eintrag, das ganze Ereignis — ein Log mischt Arbeit, Material, Fahrtzeit, Dokumentation, Notizen und Fotos.
• Stimme zuerst — nimm auf, was passiert ist („Peter und ich waren von 13 bis 15 Uhr da, Bad gefliest, fünf Sack Fugenmasse gekauft“), und die KI füllt Datum, Titel, Stunden pro Person, Material und Notizen im Hintergrund aus. Fehlgeschlagene Verarbeitung lässt sich wiederholen; manuell ausfüllen geht immer.
• Stempeluhr — Timer starten, wenn die Arbeit beginnt; beim Stoppen werden die Stunden zum letzten Satz gebucht.
• Crew-bewusst — jede Arbeitsposition ist einem Teammitglied zugeordnet; gesprochene Namen werden der Crew zugeordnet.
• Gesperrt, sobald abgerechnet — fakturierte Positionen können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Dein Kunde sieht das Bautagebuch auch — mit serverseitig geschwärzten Sätzen und Beträgen.

iPhone-Widget, Sperrbildschirm & Dynamic Island

Ab iOS 17 hält Baubiber deinen Arbeitstag sichtbar, ohne dass die App offen bleiben muss:

• Home-Bildschirm-Widget — füge über die iPhone-Funktion „Widget hinzufügen“ Baubiber → Time tracking hinzu. Zugewiesene Mitarbeiter sehen den nächsten Einsatz; Handwerker mit der normalen Stempeluhr sehen den aktiven Timer oder die Zahl offener Aufgaben. Ein Tipp öffnet Heute oder die Zeiterfassung.
• Live-Aktivität — nachdem Baubiber bei geöffneter App einen aktuellen Einsatz oder eine laufende Zeiterfassung synchronisiert hat, zeigt iOS eine Live-Karte auf dem Sperrbildschirm und auf unterstützten iPhones in der Dynamic Island.
• Der ganze geplante Ablauf — die Karte zählt bis zum nächsten Beginn herunter und folgt danach Fällig, Unterwegs, Vor Ort, Arbeit, Pausiert und Arbeitsbericht. Während der Arbeit vergleicht sie geplante und tatsächliche Start-/Endzeiten, zeigt Fortschritt und Restzeit und markiert frühe Starts, Verspätungen und Überziehungen.
• Aktuell bei gesperrtem iPhone — der native Countdown oder Timer läuft weiter, wenn das iPhone gesperrt ist. Eine Pause friert ihn ein. Eine Ortstermin-Aufnahme übernimmt die Live-Aktivität vorübergehend; danach kehrt die Arbeitskarte zurück.

Widget und Live-Aktivität zeigen Informationen und öffnen die App: Starten, pausieren, fortsetzen und stoppen erledigst du weiterhin in Baubiber. Öffne die App kurz vor Beginn des Arbeitstags, damit iOS die Live-Aktivität starten oder aktualisieren kann; Änderungen von anderen Geräten erscheinen, sobald Baubiber wieder aktiv ist. iOS begrenzt eine Live-Aktivität auf acht aktive Stunden, das Home-Bildschirm-Widget bleibt davon unberührt.

Optionale standortgestützte Schichterinnerungen

Organisationsmitglieder mit zugeteilter Arbeit auf der Baustelle — auch Inhaber oder Projektleiter, die selbst vor Ort arbeiten — können in den Einstellungen der mobilen AppStandortgestützte Zeiterinnerungen aktivieren. Dabei handelt es sich um eine optionale Erinnerung, nicht um automatische Zeiterfassung:

• Nur bei geplanter Arbeit — das Handy überwacht den zugewiesenen Arbeitsort ab 30 Minuten vor dem geplanten Beginn bis 60 Minuten nach dem geplanten Ende. Läuft dein Timer noch, kann die Abfahrtserinnerung für Überstunden bis zu vier weitere Stunden verfügbar bleiben.
• Bestätigung erforderlich — bei Ankunft prüfst du die erkannte Zeit und startest den Timer selbst. Beim Verlassen prüfst du die Zeit, stoppst den Timer und öffnest den Arbeitsbericht mit Stimme und Fotos. Verwirfst du den Hinweis, ändert sich nichts.
• Erkennung bleibt auf deinem Handy — Baubiber erhält weder deine rohen Gerätekoordinaten noch ein Bewegungsprofil oder verworfene Übergänge. Nur eine von dir bestätigte Timer-Aktion samt Zeitstempel wird wie eine manuelle Aktion übermittelt.
• Du behältst die Kontrolle — die Funktion ist standardmäßig aus, an dein Konto auf diesem Gerät gebunden, benötigt Hintergrundstandort und Mitteilungen und kann jederzeit deaktiviert werden. Manuelle Zeiterfassung bleibt verfügbar.
• Kein automatisches Mikrofon — die Abfahrtsbestätigung öffnet den Arbeitsbericht; eine Sprachaufnahme beginnt erst, wenn du sie selbst startest.

Nutzt du Baubiber als Arbeitnehmer, muss dein Arbeitgeber die erforderlichen Beschäftigteninformationen bereitstellen, eine Rechtsgrundlage festlegen und — soweit notwendig — Arbeitnehmervertretung oder Betriebsrat beteiligen. Der Schalter in der App ersetzt diese Pflichten nicht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Aufgaben-Tracker

Aufgaben aus Ortsterminen, Sprachnotizen oder manueller Eingabe landen im Tracker-Tab des Projekts:

• Jede Aufgabe hat Verantwortlichen, Fälligkeit, Notizen und Fotoanhänge; Überfälliges markiert sich selbst.
• Aufgaben verlinken zurück auf den Ortstermin oder Tagebucheintrag, aus dem sie stammen.
• Jede Erledigung, Änderung und jedes Foto wird in einer Prüfhistorie pro Aufgabe erfasst — auch im Aktivitäts-Feed des Bautagebuchs sichtbar.

Ausführungsbudget & Änderungsanträge

Das angenommene Angebot wird zum Ausführungsplan — und bleibt unter Kontrolle des Kunden:

• Plan aus dem Angebot — Rollen, Stunden, Material und Fahrten als Menge × Satz.
• KI-Entwurf — die KI schlägt Rollen, Stunden und Material vor, plus eine verständliche Zusammenfassung für den Kunden. Preise schlägt sie nie vor.
• Änderungsanträge — jede Ergänzung geht als Antrag an den Kunden (oder dessen Hausverwaltung) zur Freigabe. Offline-Entscheidungen lassen sich erfassen, werden im Protokoll markiert und benachrichtigen immer die Gegenseite.
• Plan vs. geliefert — Live-Fortschritt pro Position, ein Topf für Ungeplantes und eine Prognose.

Meilensteine

Strukturiere größere Aufträge in Meilensteine mit Fotobeweis. Der Kunde gibt jeden Meilenstein frei (oder widerruft) — freigegebene Meilensteine kannst du direkt abrechnen.

Rechnungen

Erstelle und versende Rechnungen direkt über die Plattform:

1. Erzeuge eine Rechnung aus Tagebuchzeilen (Positionen abhaken), aus Meilensteinen oder manuell mit Einzelpositionen.
2. Die Steuer wird automatisch berechnet (standardmäßig 19 % deutsche MwSt., anpassbar).
3. Rechnungsnummern werden automatisch vergeben (INV-2026-001, INV-2026-002 usw.).
4. Fälligkeitsdatum setzen und senden — Empfänger und ggf. Hausverwaltung werden benachrichtigt.

Verfolge deine Rechnungen über ihren Lebenszyklus:

• Entwurf — in Arbeit, noch nicht gesendet
• Gesendet — beim Empfänger; er kann sie akzeptieren (du siehst eine „Akzeptiert“-Markierung)
• Beanstandet — mit Begründung beanstandet; erst nach Klärung kann sie bezahlt werden
• Bezahlt — Zahlung bestätigt
• Überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten
• Storniert — ungültig gemacht (der Kosteneintrag auf Kundenseite wird automatisch entfernt)

Selbstverwaltete Projekte

Du hast eigene Kunden außerhalb des Marktplatzes? Wickle sie trotzdem über Baubiber ab:

1. Lege ein selbstverwaltetes Projekt an und lade deinen Kunden per E-Mail ein.
2. Der Kunde verfolgt alles auf einer Magic-Link-Statusseite — ohne Konto; übernehmen kann er das Projekt später.
3. Nutze das volle Werkzeug: Ortstermin-Berichte, Bautagebuch, Meilensteine, Budget und Rechnungen.

Team & dein Betrieb

Dein Konto ist vom ersten Tag an der Arbeitsbereich deines Betriebs:

• Lade Teammitglieder per E-Mail in ein Projekt ein. Wer ein Konto hat, ist sofort dabei; unbekannte Adressen erhalten eine offene Einladung (Erinnerung nach 3 Tagen, Ablauf nach 14), die sich bei der Registrierung automatisch einlöst.
• Eingeladene treten auch deinem Betrieb bei — dem Arbeitsbereich, der bei der Anmeldung deines Betriebs angelegt wurde. Deine Mannschaft lebt auf der Team-Seite des Dashboards.
• Beim nächsten Projekt fügen „Aus deinem Betrieb“-Chips Kollegen mit der richtigen Rolle per Tipp hinzu.
• Das Sprach-Bautagebuch kennt deine Crew — „Peter war auch da“ bucht Peters Stunden.

Tagesplanung, Live-Karte & Ortung

Admins und Projektleiter stellen im Pro-Dashboard die Teams für jeden Tag zusammen und sehen Fahrzeuge, Werkzeuge und Baustellen auf einer Karte.

• Tagesplanung — Leute, ein Fahrzeug und Werkzeuge per Drag-and-drop einem Team zuordnen, Baustelle, Startzeit und Treffpunkt wählen und verschicken. Alle bekommen ihr Briefing per Push und E-Mail und bestätigen es mit Verstanden.
• Live-Karte — Fahrzeuge aus Webfleet, Werkzeuge aus Hilti ON!Track, die heutigen Baustellen und die Leute, die sich als unterwegs oder vor Ort gemeldet haben. Handys werden nie geortet.
• Hinweise — bleibt ein eingeplantes Fahrzeug oder Werkzeug der Baustelle seines Teams fern, zeigen Übersicht, Tagesplanung und Live-Karte, welches es ist und wie weit es entfernt ist, und Admins sowie die Projektleiter werden benachrichtigt.
• Wandanzeige — die Live-Karte im Vollbild auf einem Bildschirm im Büro. Neben der Karte laufen die Ereignisse des Tages von selbst weiter: wer losgefahren, angekommen oder fertig ist, wer zu spät ist, wer die Planung bestätigt hat und was nicht dort ist, wo es eingeplant ist.
• Auf dem Handy — Admins und Projektleiter öffnen die Live-Karte in der Baubiber-App unter Aufträge, Projektleiter auch unter Heute. Auch die Push-Benachrichtigung zu einem Hinweis öffnet sie.

Webfleet verbinden (Fahrzeuge)

Webfleet verbindet nur der Inhaber des Unternehmens — der Hauptadministrator auf der Seite Team — unter Live-Karte › Fahrzeuge & Geräte › Webfleet › Einrichten. Jedes Unternehmen verbindet sein eigenes Konto; andere Unternehmen auf Baubiber sehen deine Fahrzeuge nie. Das Dashboard führt dich durch diese Schritte und sagt dir, wo du klickst:

1. Was du brauchst — eine Webfleet-Anmeldung, die Benutzer verwalten darf: Nach dem Anmelden steht „Benutzer“ (Users) im Webfleet-Menü. Fehlt der Eintrag, bitte deinen Webfleet-Kontoadministrator, die Schritte 2 bis 4 mit dir zu erledigen.
2. Einen Benutzer für Baubiber anlegen — in Webfleet unter „Benutzer“ (Users) einen Benutzer anlegen, zum Beispiel „Baubiber“, mit eigenem Passwort.
3. WEBFLEET.connect erlauben — diesen Benutzer wählen, auf Bearbeiten (Edit) klicken, links die Schnittstellen (Interfaces) wählen, den Haken beim Zugriff auf die Schnittstelle WEBFLEET.connect setzen, den Hinweis bestätigen und speichern (Save).
4. Einen API-Schlüssel anfragen — im Kundenportal von Webfleet bei My Account anmelden und eine Anfrage mit der Kategorie API-Schlüssel-Anfrage (API key request) starten. Das Dashboard gibt dir einen Text zum Kopieren. Webfleet schickt den Schlüssel per E-Mail; die Anleitung merkt sich, wo du aufgehört hast.
5. Angaben eingeben — Kontoname (wie auf der Webfleet-Anmeldeseite), der Baubiber-Benutzer, sein Passwort und der API-Schlüssel. Baubiber prüft sie vor dem Speichern einmal bei Webfleet und speichert sie verschlüsselt.

Hilti ON!Track verbinden (Werkzeuge)

1. Was du brauchst — ON!Track 3 im Pro- oder Enterprise-Paket und eine ON!Track-Anmeldung mit Administratorrechten.
2. Den API-Zugriff öffnen — unter ontrack3.hilti.com anmelden und oben rechts die Unternehmenseinstellungen (Company Settings) und dort den API-Zugriff (API Access) öffnen. Dort stehen Client ID, Client Secret und ein technischer Benutzer mit seinem Benutzernamen.
3. Das Passwort holen — auf Get Credentials klicken und das Passwort kopieren. Das bisherige Passwort dieses technischen Benutzers funktioniert danach nicht mehr; nimm also keinen technischen Benutzer, den schon ein anderes Programm braucht.
4. Angaben eingeben — Client ID, Client Secret, Benutzername und Passwort.

Bosch und andere Marken — ON!Track verwaltet Werkzeuge aller Marken. Leg ein Bosch-Werkzeug in ON!Track an und bring einen ON!Track-Tag an, dann erscheint es über dieselbe Verbindung in Baubiber. Werkzeuge ohne Tag kannst du von Hand anlegen; sie erscheinen an der Baustelle des Teams, das sie mitnimmt.

Wenn etwas nicht klappt

• Lehnen Webfleet oder ON!Track die Angaben ab, sagt die Anleitung, was du prüfen sollst und zu welchem Schritt du zurückgehst.
• Funktioniert eine gespeicherte Anmeldung später nicht mehr, etwa nach einer Passwortänderung, zeigt die Verbindung Braucht Aufmerksamkeit, und die Aktualisierungen pausieren, bis der Inhaber mit Verbindung reparieren die aktuellen Angaben eingibt.
• Trennen nimmt die Fahrzeuge oder Werkzeuge des Anbieters ab heute von der Karte und aus den Teams. Bereits verschickte Briefings bleiben, wie sie sind, und in Webfleet oder ON!Track ändert sich nichts. Verbindest du erneut, kommen sie zurück.

Web-Dashboard im Überblick

Das Pro-Dashboard ist die Schreibtisch-Ansicht deines gesamten Geschäfts:

• Startseite — Einstieg für Neue, Statistik-Überblick für Wiederkehrer
• Matching — verfügbare Projekte durchsuchen und filtern
• Meine Angebote — alle abgegebenen Angebote mit Status
• Bauprojekte — aktive Arbeitsbereiche: Bautagebuch, Budget, Meilensteine, Rechnungen, Nachrichten
• Rechnungen — erstellen, senden und mit Zahlungsstatus verfolgen
• Nachrichten — alle Projektkonversationen
• Team — dein Betrieb: Mitglieder, Einladungen, Rollen
• Tagesplanung — Teams pro Tag mit Leuten, Fahrzeug und Werkzeugen, als Briefing verschickt
• Live-Karte — Fahrzeuge, Werkzeuge, Teams und Baustellen; Fahrzeuge & Geräte und die Verbindungen zu Webfleet / ON!Track
• Einstellungen — Profil, Sprache, Präferenzen, öffentliches Profil

Ruf & Belohnungen

• Bewertungen — Kunden bewerten dich nach Abschluss; du kannst einmal öffentlich antworten. Die Bewertungen erscheinen auf deinem öffentlichen Profil im Marktplatz-Verzeichnis.
• Punkte, Serien & Challenges — Aktivität bringt Punkte; tägliche Serien und Challenges lassen dich im Leaderboard steigen.
• Empfehlungen — empfiehl Kollegen; ihr bekommt beide Punkte bei der Registrierung.

Einstellungen

• Sprache — Deutsch, Englisch und Ungarisch in App und Dashboard.
• Dark Mode — in der App und im Web-Dashboard.
• Benachrichtigungen — feinkörnige Kontrolle über Aktivitäts-E-Mails und Digests.
• Support — erreich uns unter hallo@baubiber.com.